"6 Vấn Đề Quan Trọng"

Vài năm trước, chúng tôi khảo sát hơn 100 doanh nhân và hỏi họ: “Điều gì khiến bạn thất vọng nhất hoặc trở ngại lớn nhất trong việc thuê nhân viên?” 98,7% mọi người có những mối lo ngại như sau: 

1. Kiểm soát / Tin tưởng - Tôi không biết làm thế nào để nới lỏng việc kiểm soát hoặc tin tưởng hơn vào nhân viên. 
2. Tiền - Tôi không biết phải trả cho nhân viên bao nhiêu và làm thế nào để có thể có lợi nhuận hơn khi thuê nhân viên. 
3. Thời gian đào tạo - Tôi không muốn tốn thời gian để đào tạo họ. 
4. Thời gian quản lý - Tôi không muốn dành quá nhiều thời gian để quản lý họ và/hoặc sửa chữa những sai lầm của họ. 
5. Tìm ở đâu - Tôi không biết tìm người giỏi ở đâu cả. 
6. Nên giao cho họ những việc gì - Tôi không biết nên giao những việc gì cho họ cả. Chúng tôi gọi đây là "6 Vấn Đề Quan Trọng". 

Bạn có tin không, một khi bạn biết rõ những gì bạn cần giao cho người khác thì "6 Vấn Đề Quan Trọng" này bắt đầu biến mất. 

Bước 1: Bắt Đầu Với Việc Nghiên Cứu Thời Gian 

Bạn không thể biết mình phải giao việc gì cho người khác cho đến khi bạn biết mình đang làm gì mỗi ngày. Nghe có vẻ nhàm chán nhưng một bảng Time-Study - Bảng Nghiên cứu Thời gian - lại có thể làm nên những điều kỳ diệu. Công cụ tốt nhất để theo dõi VÀ phân tích thời gian của bạn chính là một bảng Time-Study. Bạn có thể tải xuống tại đây:

Hãy theo dõi những gì bạn đang làm trong 3 ngày. Nếu bạn muốn sử dụng công nghệ cao hơn thì bạn có thể dùng Toggl.com, Harvest, hoặc một ứng dụng tên là Timeular. Tôi đã sử dụng tất cả các công cụ này và không thực sự thấy chúng có lợi thế đáng kể nào hơn.  Tuy nhiên, điều mà hầu hết các Doanh nhân gặp vấn đề khi nghiên cứu thời gian của mình là họ bị bế tắc ở chỗ “tôi đã làm gì?” Thường thì họ sẽ viết ra một danh sách như:

• Email 
• Lên lịch
• Họp khách hàng 
  
  

Vấn đề là điều này không thực sự cho thấy những việc nào là Top-20% và những việc nào là Bottom-80% mà bạn nên giao cho người khác.

Vì vậy, chúng ta cần thêm một chút thông tin nữa.

Chúng ta cần xem xét từng công việc và nói:

1. Công cụ / bối cảnh khi đó là gì? 
2. Hoạt động là gì?
   
   

Khi đó, việc viết email có thể sẽ sẽ trở thành: 

• Trả lời email 
• Khách hàng cập nhật thẻ tín dụng (có thể giao việc cho người khác được) 
• Trả lời email - Giải quyết một vụ kiện 50.000$ (có thể không giao cho người khác được)
  
  

Với bảng Time Study, bây giờ chúng ta có thể bắt đầu tìm các Công việc phù hợp để ủy thác cho người khác bằng cách sử dụng bài kiểm tra "7-Yes Test".

Bước 2: 7-Yes Test

Bây giờ, khi bạn đã bắt đầu hiểu được những gì mình đang làm, bạn có thể thấy có những công việc mà bạn muốn giao cho người khác.

Để biết bạn có nên giao công việc đó cho người khác không, hãy kiểm tra nó với 7 câu hỏi sau để tìm ra cấp độ giao việc phù hợp với người nhân viên của bạn, và quan trọng nhất là bạn có thể tăng tốc việc ủy thác đó để giải phóng thời gian của mình nhanh hơn.

Bất kỳ câu hỏi nào mà bạn trả lời là “Không”, chỉ cần điều chỉnh công việc đó cho đến khi bạn có thể nói “Có”. Thông thường, bạn chỉ cần chia nhỏ dự án hoặc công việc đó thành những phần việc nhỏ hơn, sau đó giao việc cho nhân viên từng phần một. 

Hãy nhớ rằng: Mục tiêu là khả năng tự làm việc. Chúng ta muốn các nhân viên của chúng ta có thể tự làm việc mà không cần sự trợ giúp của chúng ta càng sớm càng tốt, vì vậy, công thức này mở ra một con đường để giúp họ tự làm việc, để bạn có thể bắt đầu lấy lại thời gian của mình ngay trong tuần này.

1. Đây có phải là một công việc 10$-20$ / giờ không? 
Điều quan trọng là mức độ khó phù hợp. Công việc dành cho các chuyên gia kỹ thuật thường dao động trong khoảng từ 40$ cho đến 500$ / giờ. Hãy giúp nhân viên của bạn thành công ngay từ đầu bằng cách để cho họ có cơ hội chiến đấu ngay từ đầu. Theo thời gian, họ có thể hoàn thành những công việc cấp cao hơn. Hãy để họ bắt đầu với những việc dễ để có được những thành công sớm. 

2. Công việc này có cần làm ít nhất 1 lần 1 tuần không?
Hãy chọn những việc diễn ra nhiều lần và THƯỜNG XUYÊN. Có vẻ thật lãng phí thời gian khi bỏ ra 30 phút để dạy một công việc mà nếu bạn tự làm thì chỉ mất 15 phút. Nhưng tất nhiên là trừ khi công việc 15 phút đó diễn ra bốn lần mỗi tuần. Tổng cộng bạn sẽ mất 1 giờ mỗi tuần hay 50 giờ mỗi năm. Bạn có đầu tư 30 phút dạy người khác để lấy lại 50 giờ không? Đó gọi là đòn bẩy. 

3. Công việc này nếu xảy ra sai sót thì cũng không nghiêm trọng lắm?
Đừng ủy thác bất cứ việc gì có thể có hậu quả nghiêm trọng hoặc khó khăn nếu làm sai. Ví dụ như gửi dữ liệu bí mật đến nhầm khách hàng, hoặc mua nhầm một sản phẩm trị giá 10.000$, những sai lầm nhỏ nhưng hậu quả lớn. Một mẹo ở đây là nếu bạn cần trợ giúp với những việc có rủi ro cao, bạn có thể điều chỉnh công việc sao cho bạn có thể kiểm tra lại nó trước khi gửi đi, hoặc bạn có thể là người thực hiện bước cuối cùng để bạn có thể xác nhận mọi thứ là chính xác. Cứ để nhân viên làm hết mọi thứ, còn bạn là người kiểm tra cuối cùng. Khi đó, phạm vi những gì bạn có thể giao cho người khác sẽ mở rộng ngay lập tức, kể cả những việc có rủi ro cao.

4. Công việc này có thể được hoàn thành trong 20-60 phút không?
Vấn đề với việc ủy thác những công việc lớn, kéo dài nhiều giờ là người nhân viên của bạn có thể bị lạc hướng trong một thời gian DÀI trước khi bạn nhận ra họ cần được điều chỉnh cho đúng hướng. Vì vậy, hãy bắt đầu với những việc nhỏ hoặc ít nhất là từng bước nhỏ của những việc lớn hơn, để giúp nhân viên của bạn làm quen dần. Khi họ bắt đầu quen và có kinh nghiệm, họ sẽ tự tin và hiểu rõ hơn để xử lý những việc ngày càng kéo dài hơn.

5. Công việc này chỉ tốn một chút thời gian đào tạo?
Chúng tôi gọi là “dễ dạy”. Khi giảm thiểu công sức phải bỏ ra để đào tạo nhân viên, bạn sẽ có thể tối đa hóa tốc độ giao việc. Điều này cũng tăng tốc thời gian bạn cần để dạy công việc này cho họ. Tại thời điểm này, đừng dạy các công việc/quy trình khó hoặc phức tạp; mục tiêu của bạn là nhanh chóng đưa người nhân viên của bạn vào guồng càng sớm càng tốt.

6. Công việc này chỉ tốn một chút thời gian để học?
Chúng tôi gọi là “dễ học”. Điều này thực sự khác với "dễ dạy" (ở trên). Ví dụ: bạn có thể đưa họ tên người dùng và mật khẩu của một khóa học kéo dài 20 giờ; việc đưa thông tin đăng nhập là một công việc dễ dàng chỉ mất 1 phút đối với bạn, nhưng khóa học kéo dài 20 giờ, rất khó khăn và tốn nhiều thời gian cho nhân viên của bạn. Công việc bạn chọn để ủy thác (ngay cả khi bạn không đào tạo nó) cần phải tương đối dễ học đối với họ để họ có thể sớm giành được chiến thắng, có thể bắt đầu tự làm và thực sự hoàn thành công việc.

7. Bạn có đang làm công việc này không?
Một lời khuyên tồi tệ mà tôi thường nghe là: "Bạn không cần phải học nó, bạn chỉ cần mua một khóa học và để nhân viên của bạn học nó".
Nhìn chung, ủy thác một công việc là bạn chưa làm là một ý tưởng tồi, bởi vì:

1. Bạn không biết làm thế nào để đào tạo nó, vì vậy, việc yêu cầu nhân viên của bạn học và làm nó sao cho hiệu quả là một kiểu 'người mù dẫn đường cho người mù' - việc này không hiệu quả.
2. Bạn không thể đánh giá và dạy họ về chất lượng công việc.
3. Bạn không biết cách ước tính thời gian hoặc độ khó của công việc.
4. Tệ nhất là - bạn sẽ không thực sự lấy lại được thời gian khi nhân viên của bạn làm công việc đó!
   
   

Thay vì thế, nếu bạn chọn ủy thác những việc bạn đang làm hàng ngày, thì ngay sau khi người nhân viên của bạn thực hiện công việc đó một cách độc lập, bạn sẽ được giải phóng thời gian để tập trung vào những gì quan trọng nhất. Một ngoại lệ của câu hỏi “Bạn có đang làm công việc này không?” là nếu bạn có một hệ thống / công việc / dự án đang chạy trong doanh nghiệp, và nhân viên của bạn chỉ cần tiếp quản nó từ một nhân viên khác. Trong trường hợp đó, hãy đảm bảo quy mô và trình tự ủy thác vẫn đáp ứng được 6 câu hỏi đầu tiên. Bạn vẫn cần 6 câu hỏi đầu tiên là Yes, ngay cả khi họ sẽ được người khác đào tạo. Sau khi bạn đã kiểm tra các công việc đó với 7-Yes Test và thấy một số đầu việc thỏa điều kiện, bạn có thể tiến hành “đóng gói” các công việc đó một cách hiệu quả bằng công cụ thứ ba của chúng tôi, Ủy Thác 360.

Bước 3: Ủy Thác 360 
Ủy Thác 360 đơn giản là xác định ba yếu tố sau của bất kỳ công việc nào:

1. Tầm nhìn 
2. Nguồn lực, tài nguyên 
3. Định nghĩa Thành công 
   
   

Bạn thậm chí có thể yêu cầu ba yếu tố này khi bạn được giao việc và muốn đảm bảo mình đã hiểu rõ những gì mà người khác mong đợi ở bạn.
Bạn có thể thực hiện Ủy Thác 360 qua email hoặc các công cụ như Trello, Convo hay Slack, tôi thậm chí còn dùng nó khi để lại tin nhắn thư thoại cho nhân viên trợ lý của mình. 

1. Tầm nhìn
Hãy liệt kê dưới dạng gạch đầu hàng những gì bạn muốn đạt được. Danh sách dưới đây sẽ giúp gợi ý cho bạn. Không nhất thiết lúc nào cũng phải trả lời tất cả những câu hỏi này. Các câu hỏi này chỉ để truyền cảm hứng cho bạn mà thôi:

1. Bạn muốn đạt được điều gì?
2. Tầm nhìn của bạn đối với việc hoàn thành thứ này là như thế nào?
3. Tại sao chúng ta cần làm việc này? (nhất là với những người làm các công việc như thu thập dữ liệu)
4. Khi nào chúng ta bắt đầu công việc / dự án này? Mức độ ưu tiên của nó như thế nào?
5. Những cột mốc quan trọng trong quá trình thực hiện việc này là gì?
6. Hạn chót hoàn thành là khi nào? 
7. Có thể kể một câu chuyện - chúng ta được gì nếu việc này hoàn thành tốt đẹp? Chúng ta bị gì nếu việc này không tốt? 
   
   

QUAN TRỌNG: Nếu có thể, hãy cho họ xem mẫu thành công: ảnh chụp màn hình, hình ảnh, video, clip âm thanh, đường dẫn đến một website, các tài liệu mẫu (ví dụ hóa đơn mẫu, báo cáo mẫu…) 

2. Nguồn lực, tài nguyên
Tương tự, bạn không nhất thiết phải cần tất cả những thứ này cho mọi công việc, nhưng mỗi khi bạn thực hiện Ủy Thác 360, hãy xem qua danh sách dưới đây để xem nhân viên của bạn có thể cần gì để hoàn thành công việc và cung cấp cho họ những thứ họ cần:

Bạn có thể xem xét:

1. Quyền truy cập online – các loại username/ password, thông tin đăng nhập... 
2. Quyền truy cập offline - chìa khóa hay mật mã để vào một tòa nhà hoặc một căn phòng
3. Ngân sách, quyền sử dụng thẻ tín dụng, tài khoản PayPal... 
4. Chuyên môn - hướng dẫn chuyên môn, các khóa học, các bài blog, các video đào tạo trên YouTube...
5. Chuyên môn - thuê các chuyên gia hoặc các nhà tư vấn...
6. Nhân lực - thành viên trong nhóm, nhà thầu bên ngoài...
7. Phần mềm
8. Hệ thống / Danh sách checklist 
9. Nguyên tắc hướng dẫn ra quyết định
10. Các điểm mốc cần báo cáo / phê chuẩn 
11. Số giờ được phân bổ để hoàn thành công việc đó 
12. Thiết bị / Phần cứng
13. Lưu trữ - online hoặc offline 
14. Lịch hành trình của những người hoặc sự kiện liên quan 
15. Ngôn ngữ / phiên dịch 
    
    

3. Định nghĩa
Thành công Kết quả mà bạn muốn nhìn thấy là gì? Phải làm xong hết những bước nào thì mới được xem là xong việc?

1. Các thông số kỹ thuật của dự án đã hoàn thành; ví dụ hình ảnh được xuất dạng JPG, kích thước 300 x 300 pixel
2. Đã được quản lý hoặc khách hàng ký xác nhận hoàn thành
3. Đã lưu các file sau khi hoàn thành; ví dụ lưu cả file thiết kế và file xuất vào thư mục Dropbox: Khách hàng > Công ty ABC > Thiết kế đồ họa
4. Đã kiểm tra chéo các hợp đồng liên quan 
5. Đã kiểm tra danh sách checklist chất lượng công việc hoàn thành
6. Đã đánh dấu các mốc ngày tháng quan trọng 
7. Đã lên lịch
   
   

Khi bạn mới bắt đầu thực hiện quy trình Ủy Thác 360, bạn có thể cảm thấy hơi rắc rối, nhưng hãy tin tôi, đội nhóm của bạn sẽ rất hài lòng và dễ dàng đạt được năng suất cao với sự rõ ràng mà bạn mang đến cho họ. Và không lâu sau, toàn đội sẽ nhanh chóng nhận được những phần thưởng xứng đáng khi tốc độ và hiệu quả ngày càng tăng. Và hãy nhớ - là một Người Lãnh Đạo, công việc thực sự của bạn nằm trong 10% đầu tiên của bất kỳ dự án nào - thiết lập tầm nhìn và truyền đạt chiến lược tổng thể.

Có thể khi mới thành lập công ty, việc bạn phải làm 80% công việc ở giữa là bình thường.

Nhưng nếu muốn công ty tăng trưởng, bạn cần có những người hỗ trợ giúp bạn làm việc.

Khi toàn bộ đội nhóm cùng có được tầm nhìn như bạn, được cung cấp những nguồn lực cần thiết để làm việc, và đã hiểu rõ thế nào là định nghĩa thành công của công việc đó, bạn sẽ có thể yên tâm rằng doanh nghiệp đã có một nền tảng bên dưới vững chắc, và bạn có thể giải phóng thời gian, năng lượng của mình cho những công việc khác ở tầm lãnh đạo, tập trung vào những công việc thực sự có thể giúp bạn phát triển doanh nghiệp với các sản phẩm giá cao.

Nếu bạn cần tư vấn hỗ trợ thêm, hãy nhấp vào nút bên dưới để đặt lịch hẹn tư vấn với các chuyên gia của chúng tôi.

Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong trường hợp bạn gặp khó khăn với việc quản lý thời gian cũng như phát triển doanh nghiệp với các sản phẩm giá cao.